Analyse en haalbaarheidsstudie voor de invoering van een elektronisch archiveringssysteem bij het EESC

Het Europees Economisch en Sociaal Comité (EESC) is bezig met een digitale transformatie om de uitdagingen van het beheer van zijn institutionele archieven beter het hoofd te kunnen bieden. Daarom heeft het EESC om ondersteuning gevraagd bij het analyseren van zijn behoeften, het uitvoeren van een haalbaarheidsstudie en het opstellen van specificaties voor de implementatie van een elektronisch archiveringssysteem.

Behoeften:

- Het beheer van haar institutionele archieven moderniseren om de uitdagingen van digitale transformatie aan te gaan
- Het geheugen van de instelling waarborgen door te zorgen voor betrouwbaarheid, toegankelijkheid en optimaal gebruik van haar archieven, zowel fysiek als digitaal
- Een elektronisch archiveringssysteem implementeren dat voldoet aan de normen om depots en overdrachten te beheren, de langetermijnbewaring van documenten te garanderen en de toegang tot informatie te verbeteren.

Onze oplossingen: 

De missie van Exquando was verdeeld in drie hoofdfasen:

• Fase 1: Inventarisatie en behoeftenanalyse

- Diepgaande audit van het huidige archiefbeheer
- Identificatie van mogelijke verbeteringen door middel van interviews met belanghebbenden en belangrijke gebruikers
- Globaal overzicht van de behoeften van het EESC op basis van het canvas van het archiefmodel en de capaciteitskaart
- Identificatie van mogelijkheden voor verbetering en risico's in verband met het huidige beheer

• Fase 2: Doelvoorstel en haalbaarheid

- Ontwerp van een digitale doelarchitectuur, afgestemd op het OAIS-model (ISO 14721)
- Beoordeling van de haalbaarheid van implementatie binnen het EESC
- Presentatie van het voorstel en de benodigde middelen aan het management ter validering

• Fase 3: Opstellen van specificaties

- Opstellen van de technische specificaties voor de SAE-software op basis van de conclusies van de eerste twee fasen
- Nauwkeurige definitie van de functies en vereisten van het toekomstige systeem

Gebruikte systemen:

Archive Model Canvas
Capability map

Resultaten:

Dankzij de analyse van de behoeften en de haalbaarheidsstudie kon de klant het op te zetten elektronische archiveringssysteem kiezen. Dankzij de gedetailleerde specificaties die ze hebben gekregen, kunnen ze nu een tool kiezen en deze vervolgens implementeren.