Om een ​​effectieve en kwaliteitsvolle samenwerking te bevorderen, zorgt de Document Controller ervoor dat de documentatie die door de klant, zijn partners en medewerkers wordt gebruikt, betrouwbaar, correct, volledig en goed gecommuniceerd is. Hij/zij maakt deel uit van een projectteam en is verantwoordelijk voor het beheren en controleren van de documenten die tijdens de verschillende fasen van het project worden geproduceerd via een geïntegreerde managementtool.

Het is een hoofdzakelijk operationele functie die nauwkeurigheid en een sterk gevoel voor service vereist.

Functieomschrijving:

Hier is een niet-uitputtende lijst van taken die uitgevoerd moeten worden. Deze lijst kan variëren afhankelijk van de opdrachten en klanten.

•  Het volgen van de levenscyclus van documenten: Creatie, revisie, goedkeuring, verspreiding en archivering van technische documenten gedurende het hele project
• Kwaliteitscontrole: Verificatie van de nauwkeurigheid, consistentie en leesbaarheid van documenten, om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de normen en conventies van het bedrijf
• Het bijhouden van verschillende versies van documenten en het handhaven van een volledige geschiedenis van wijzigingen met behulp van een deliverableslijst
• Documenten verspreiden: Het beschikbaar stellen van relevante documenten aan de juiste belanghebbenden op het juiste moment
• Toepassen, bijwerken en verbeteren van documentbeheerprocedures
• Gebruik van documentbeheertools: Beheersing van documentbeheersoftware (GED), inclusief toegangscontroles in bepaalde gevallen, en samenwerkingstools (Teams) om documentverwerking en -deling te vergemakkelijken
• Gebruikers trainen en ondersteunen bij het gebruik van de tool en bij de procedures
• Rapporten/dashboards produceren over de status van de projectdocumentatie: Het corrigerende actieplan definiëren en uitvoeren
• Feedback geven tijdens projectvergaderingen over de status van de documentatie
• Belangrijke documenten scannen zoals protocollen

Kwalificatie en ervaring vereist:

• Een interesse in documentbeheer is essentieel
• Een affiniteit of nieuwsgierigheid naar werken in een technische omgeving. De meerderheid van onze klanten werkt met ons samen in het ingenieursvak
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheid in het Frans en/of Nederlands, goede kennis van het Engels
• Goede kennis van Microsoft Office

De volgende elementen zijn een actief maar geen verplichting:

• Een basisopleiding in verband met informatie- en documentbeheer
• Een basisopleiding gericht op informatietechnologie en communicatie (ICT)
• Een eerste ervaring als documentcontroller, archivaris, documentalist, of in een administratieve functie
• Kennis van één of meerdere documentbeheersoftware is een pluspunt (Aconex, LiveLink, SharePoint, ACC...)

Benodigde vaardigheden:

• Goed organisatie- en coördinatievermogen, gevoel voor prioriteiten
• Nauwgezet en oog voor detail
• Goede mondelinge vaardigheden voor presentaties/opleidingen en goede schrijfvaardigheden
• Flexibel en een goed teamspeler
• In staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
• Service- en klantgericht
• Goed luister- en begripsvermogen

Wat wij u kunnen bieden:

Exquando biedt u de mogelijkheid om uw kennis en expertise te ontwikkelen in een boeiende en stimulerende omgeving. Onze klanten zijn vooraanstaande organisaties in de bouw, farmaceutische, bank-, energie- en verzekeringssectoren.

We bieden adequate interne training aan. U wordt aangemoedigd om te communiceren met de professionele informatiegemeenschap en uw nieuw verworven kennis en ervaring te delen.

De werkomgeving bij Exquando is dynamisch en flexibel. We moedigen creativiteit en proactiviteit aan, en we houden ervan om plezier te hebben in ons werk! We bieden een fulltime contract voor onbepaalde duur en een aantrekkelijk salarispakket. Ons operationele hoofdkantoor is gevestigd in Wavre, maar sommige opdrachten kunnen vereisen dat u op korte, middellange of zelfs langere termijn bij klanten aanwezig bent. Gedeeltelijk thuiswerken is mogelijk toegestaan.

Het is ook cruciaal voor ons dat de kandidaat gevoelig is voor de waarden van Exquando.

Solliciteren