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Le Comité économique et social européen (CESE) est en pleine transformation digitale afin de mieux répondre aux défis de la gestion de ses archives institutionnelles. Pour ce faire, le CESE a demandé un accompagnement pour l’analyse des besoins, l’étude de faisabilité et la rédaction d’un cahier des charges en vue de la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique (SAE).
- Moderniser la gestion de ses archives institutionnelles pour relever les défis de la transformation digitale
- Garantir la mémoire de l'institution en assurant la fiabilité, l'accessibilité et l'exploitation optimale de ses archives, physiques et numériques
- Mettre en place un Système d'Archivage Électronique (SAE) conforme aux normes, permettant de gérer les dépôts et versements, d'assurer la préservation pérenne des documents et d'améliorer l'accès aux informations
La mission entreprise par Exquando s’est déroulée en trois phases principales :
- Audit approfondi de la gestion actuelle des archives
- Identification des améliorations possibles grâce à des entretiens avec les parties prenantes et les utilisateurs clés
- Aperçu global des besoins du CESE basé sur l’archives model canvas et la carte des capacités
- Identification des opportunités d’amélioration et des risques liés à la gestion actuelle
- Conception d’une architecture digitale cible, alignée sur le modèle OAIS (ISO 14721)
- Évaluation de la faisabilité de l’implémentation au sein du CESE
- Présentation de la proposition et des ressources nécessaires à la direction pour validation
- Rédaction du cahier des charges technique du logiciel SAE, basé sur les conclusions des deux premières phases
- Cadrage précis des fonctionnalités et des exigences du futur système
Archive Model Canvas
Capability map
L'analyse des besoins ainsi que l'étude de faisabilité ont permis au client de faire un choix sur le système d'archivage électronique à mettre en place. Le cahier des charges détaillé qui leur a été remis leur permettra à présent de procéder à la sélection d'un outil et d'ensuite assurer son implémentation.
