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Le Comité économique et social européen (CESE) est la voix de la société civile organisée en Europe. Il représente les employeurs, les travailleurs et les organisations de la société civile. L'expertise de ses 329 membres contribue à optimiser la qualité des politiques et de la législation de l'UE.
Afin de mieux répondre aux défis de la gestion de ses archives institutionnelles, le CESE a entamé une démarche de transformation digitale. Leurs objectifs sont de
- Moderniser la gestion de ses archives institutionnelles pour relever les défis de la transformation digitale
- Garantir la mémoire de l'institution en assurant la fiabilité, l'accessibilité et l'exploitation optimale de ses archives, physiques et numériques
- Mettre en place un Système d'Archivage Électronique (SAE) conforme aux normes, permettant de gérer les dépôts et versements, d'assurer la préservation pérenne des documents et d'améliorer l'accès aux informations.
Pour ce faire, le CESE souhaitait une analyse des besoins, une étude de faisabilité et la rédaction d’un cahier des charges en vue de la mise en place d’un Système d’Archivage Électronique (SAE).
La mission entreprise par Exquando s’est déroulée en trois phases principales :
Cette phase a consisté en un audit approfondi de la gestion actuelle des archives. Grâce à des entretiens avec les parties prenantes et les utilisateurs clés, une série d’améliorations possibles ont été identifiées. A l’aide de l’archives model canvas et de la carte des capacités, le CESE a pu avoir un aperçu global de ses besoins. Sur cette base, des opportunités d’amélioration et les risques liés à la gestion actuelle ont été identifiés.
Une architecture digitale cible, alignée sur le modèle OAIS (ISO 14721), a été conçue. La faisabilité de l’implémentation d’un SAE au sein du CESE a ensuite été évaluée et validée par la direction.
Basé sur les conclusions des deux premières phases, nous avons rédigé le cahier des charges technique du logiciel SAE, cadrant précisément les fonctionnalités et les exigences du futur système.
- Cadrage précis des fonctionnalités et des exigences du futur système
Archive Model Canvas
Capability map
L'analyse des besoins ainsi que l'étude de faisabilité ont permis au client de faire un choix sur le système d'archivage électronique à mettre en place. Le cahier des charges détaillé qui leur a été remis leur permettra à présent de procéder à la sélection d'un outil et d'ensuite assurer son implémentation.
