Le Service spécial d’études - dont le nom complet est SSE-DITP - est chargé du développement et du maintien en état des infrastructures souterraines de transports publics à Bruxelles. Il a la particularité d’appartenir à la STIB d’une part, et à l’administration régionale de la mobilité (Bruxelles Mobilité) d’autre part.
Besoins
- Déployer un même outil de gestion documentaire pour l’ensemble des projets de rénovation/transformation d’infrastructures souterraines
- Adapter cet outil de gestion documentaire à certains projets plus complexes liés à la transformation du prémétro en métro lourd (Programme Nord-Albert)
- Transformer le portail intranet existant en améliorant son ergonomie afin d’optimiser son utilisation
Solutions apportées
Axe 1 : Déploiement du nouvel outil de gestion documentaire
- Analyse des retours d’expérience du projet-pilote chargé de tester la solution et adaptation du schéma de métadonnées et du manuel de la documentation projet en fonction de ceux-ci
- Création et paramétrage des différents sites-projet
- Accompagnement des responsables de projets dans la prise en main des sites-projets
- Développement et formation des utilisateurs finaux de la plateforme
- Évaluation de la migration vers SharePoint Online
Axe 2 : Alignement du Programme Nord-Albert (PNA)
- Analyse des besoins spécifiques de chacun des trois pôles du PNA et proposition d’une approche commune
- Développement d’une structure commune aux trois sites-projets, d’un schéma commun de métadonnées et d’un manuel de la documentation projet spécifique
- Création et paramétrage des trois sites-projets du PNA
- Mise en place d’un processus de revue des documents livrables
- Développement et formation spécifique pour les utilisateurs finaux des trois sites-projets du PNA
Axe 3 : Relance de l’intranet du service
- Optimisation de la structure du portail intranet et clarification du schéma de métadonnées
- Nettoyage des droits d’accès et facilitation de la gestion de ceux-ci
- Amélioration de l’ergonomie du site afin d’y faciliter la navigation et la recherche des documents
- Mise à disposition de la documentation ad hoc sur l’intranet
Système utilisé
SharePoint 2013 et SharePoint Online
Bénéfices
- Une gestion documentaire harmonisée entre les différentes équipes et sur les différents projets
- Une professionnalisation des pratiques documentaires au sein du service
- Des documents de qualité facilement accessibles
- Des employés plus autonomes
- Une organisation plus performante
