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Support à la migration de la documentation technique du Département Infrastructure

Pour la STIB-MIVB

Le département Infrastructure (INFRA) est chargé du développement et du maintien en état des infrastructures en surface pour les transports publics bruxellois. Il compte plusieurs centaines de collaborateurs chargés de la gestion des voies ferrées, des caténaires, de toute la signalisation et de la gestion des opérations. 

Besoins :

  • Inventorier et migrer la documentation nécessaire au travail de plusieurs équipes du département Infrastructure (équipes : Techniques spéciales, Lignes aériennes, Signalisation Surface)
  • Adapter un modèle existant d’espace collaboratif (sur Sharepoint 2013) pour les projets d’ingénierie à l’environnement Sharepoint Online 


Solutions apportées :

  • Analyse des besoins spécifiques des différentes équipes concernées
  • Analyse de l’existant en matière de séries documentaires
  • Structuration et harmonisation des schémas de métadonnées et des structures des sites utilisés dans le futur environnement de travail 
  • Préparation des sets de documents pour la migration (renaming, réutilisation des métadonnées existantes, définition des métadonnées manquantes)
  • Migration des documents à l’aide de l’outil ShareGate
  • Implication, accompagnement et support des équipes tout au long du projet


Systèmes utilisés :

  • File Server (As-Is)
  • Documentum (As-Is)
  • Sharepoint 2013 (As Is)
  • Sharepoint Online (To Be)
  • ShareGate (Migration)


Bénéfices :

  • De nouveaux espaces de travail et de publication correctement structurés, permettant une indexation correcte et une recherche facilitée des documents
  • Des responsables documentaires conscientisés aux principes de la gestion de l’information et mieux formés à l’administration de Sharepoint Online
  • Des équipes formées à l’utilisation du nouvel outil et des nouvelles règles
  • Des sets de documents migrés et correctement indexés dans le nouvel environnement de travail de chaque équipe
  • Des espaces collaboratifs sur Sharepoint Online disposant de fonctionnalités accrues, pour les projets d’ingénierie du département
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