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Déploiement d’un nouvel outil de gestion documentaire pour le Service spécial d’études (SSE)

Pour la STIB-MIVB

Le Service spécial d’études - dont le nom complet est SSE-DITP - est chargé du développement et du maintien en état des infrastructures souterraines de transports publics à Bruxelles. Il a la particularité d’appartenir à la STIB d’une part, et à l’administration régionale de la mobilité (Bruxelles Mobilité) d’autre part.

Besoins

  • Déployer un même outil de gestion documentaire pour l’ensemble des projets de rénovation/transformation d’infrastructures souterraines
  • Adapter cet outil de gestion documentaire à certains projets plus complexes liés à la transformation du prémétro en métro lourd (Programme Nord-Albert)
  • Transformer le portail intranet existant en améliorant son ergonomie afin d’optimiser son utilisation

Solutions apportées

Axe 1 : Déploiement du nouvel outil de gestion documentaire

  • Analyse des retours d’expérience du projet-pilote chargé de tester la solution et adaptation du schéma de métadonnées et du manuel de la documentation projet en fonction de ceux-ci
  • Création et paramétrage des différents sites-projet
  • Accompagnement des responsables de projets dans la prise en main des sites-projets
  • Développement et formation des utilisateurs finaux de la plateforme
  • Évaluation de la migration vers SharePoint Online

Axe 2 : Alignement du Programme Nord-Albert (PNA)

  • Analyse des besoins spécifiques de chacun des trois pôles du PNA et proposition d’une approche commune
  • Développement d’une structure commune aux trois sites-projets, d’un schéma commun de métadonnées et d’un manuel de la documentation projet spécifique
  • Création et paramétrage des trois sites-projets du PNA
  • Mise en place d’un processus de revue des documents livrables
  • Développement et formation spécifique pour les utilisateurs finaux des trois sites-projets du PNA

Axe 3 : Relance de l’intranet du service

  • Optimisation de la structure du portail intranet et clarification du schéma de métadonnées
  • Nettoyage des droits d’accès et facilitation de la gestion de ceux-ci
  • Amélioration de l’ergonomie du site afin d’y faciliter la navigation et la recherche des documents
  • Mise à disposition de la documentation ad hoc sur l’intranet

Système utilisé

SharePoint 2013 et SharePoint Online

Bénéfices 

  • Une gestion documentaire harmonisée entre les différentes équipes et sur les différents projets
  • Une professionnalisation des pratiques documentaires au sein du service
  • Des documents de qualité facilement accessibles
  • Des employés plus autonomes
  • Une organisation plus performante
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