Réalisation d’un audit informationnel et mise en place d’une gouvernance de l’information

Besoins :

Définir la fonction de chaque outil chez Cefora (Jive, Ms Teams, Ms Sharepoint, ...) et s’assurer que chaque collaborateur est en mesure de les utiliser à bon escient.

Faciliter la recherche et assurer la pérennité des documents d’activité, ainsi que leur communication correcte tant en interne qu’en externe.

Le tout dans le respect de la culture d’entreprise de Cefora.

Solutions apportées :

Phase 1 : Audit informationnel 

Inventaire :

• des logiciels utilisés 
• des pratiques documentaires en vigueur formalisées ou non
• des fichiers sur les différents espaces de stockage
• des pratiques en matière de sécurité de l’information, de respect du RGPD, d’archivage, de gestion des connaissances, etc.

Analyse de la situation As Is et des risques encourus ; formulation de recommandations.

Présentation des résultats par le biais d’une Information Map (rapport d’audit en matière de gouvernance de l’information).

Phase 2 : Mise en place d’une gouvernance de l’information

Définition de règles de gouvernance de l’information (rôles et responsabilités, cycle de vie des documents, convention de nommage, schéma de métadonnées, listes contrôlées …).

Sensibilisation, formation et accompagnement des collaborateurs aux nouvelles règles et nouveaux outils.

Aide à la migration.

Système utilisé :

Office 365 (Ms Teams et Ms Sharepoint Online)

Bénéfices :

Des documents de qualité facilement accessibles

Des employés plus autonomes

Une organisation plus performante