Cartographie informationnelle : prémisse de la gouvernance de l’information

L’une des clés du succès des organisations repose sur le flux d’informations entre les personnes.  Du coup, la chose la plus essentielle est le système de communication. Pour ce faire, il faut identifier le besoin d’information, puis établir et maintenir la boucle de communication. Si l’un des deux n’est pas réglé, il en résulte un défaut de communication, lequel entraîne la frustration.  

Si je suis celui qui détient l’information, j’ai la responsabilité d’identifier qui d’autre dans la société doit être mis au courant. Puis il faut transmettre l’information, s’assurer qu’elle a été bien reçue et bien comprise.  

C’est exactement  ce que disent Bod Davids, Isaac Getz et Brian M. Carney dans leur livre Leadership sans égo. Et Bill Gates ne disait pas autre chose.  

Aujourd’hui, nous sommes cependant gavés d’informations (pas toujours utiles) et cela communique en permanence de toutes les façons possibles au travers de nouveaux logiciels qui se sont déployés de manière parfois incontrôlée. Le résultat pour de nombreuses organisations est qu’une partie au moins de leur information se retrouve dans une situation chaotique :

  • les données de telle époque se trouvent sur le file system 
  • les données que le chef de projet a partagées se trouvent probablement sur Dropbox 
  • à telle époque, on a déposé beaucoup de documents sur SharePoint - certains de ces sites ont depuis été archivés
  • à partir de telle date, des plans ont été déposés dans l’ERP, mais ils n’ont pas été maintenus et beaucoup sont maintenant périmés

Le challenge du jour serait donc de répondre à la question :

Comment allons-nous faire pour que les sources d’informations soient claires et pratiques afin que chacun puisse accéder à l’information dont il a besoin ?

Première chose à faire : une cartographie des outils et de leurs usages, des sources de données, des listes, des collections documentaires, des pratiques de gestion, d’archivage et de sécurisation de l’information. On nomme ceci un audit ou une cartographie informationnelle. Le rapport qui en résulte procure une vue hélicoptère de la situation et permet d’identifier les risques liés à la gestion et la communication des informations au sein de l’organisation.

L’étape suivante sera de réunir les parties prenantes et de voir comment gérer ensemble ces risques en professionnalisant la gestion de l’information.  

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